🎟️ FoundX でのメンバー主催のイベントの開催

Takaaki Umada
Takaaki Umada
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本ドキュメントでは、Founders Program 参加者が FoundX の施設を使ってイベントをする際のガイドを提供しています。ただしコロナウィルスの感染拡大が懸念されている2020年現在、FoundX でイベントを開催することはできません。


Founders Program のチームであれば、FoundX の施設を使ってゲストを呼ぶイベントを開催することができます (Pre-Founders, Fellows は開催できません)。ただし、FoundX のディレクターの事前承認が必要です。承認されたとき、イベントを開催するための担当者を割り当てます。

イベントとは
以下のいずれかの条件を満たすものをイベントと捉えます。
  • 8 人以上のゲストが参加するもの
  • ユーザー会やイベントとして、多数を対象に集客するもの
8 人以下の場合は、イベントではなく会議とみなします。

必要条件
  • イベントがあなたの OKR に貢献するものであること。
  • 他の Founders Program 参加者に迷惑をかけないイベントであること。
  • 参加者のお名前、メールアドレス、組織名を記載したリストを提出すること(施設利用者のリストを提出する必要があるため)
  • 少なくとも 1 名の FoundX スタッフがイベントに参加できること(安全性と施設管理責任の観点から他施設も同様のルールとなっています)

🚫制限事項
基本的に土・日・祝日はイベントを開催できません。スタッフの配置をする必要があるため、お早めにイベントプランをお聞かせください。

💰料金
なし

⚠注意
  • イベントの日時を事前にプログラム参加者に通知する必要があります。スタッフはその告知をお手伝いします。
  • ゲストが入ってきたときに、部屋に鍵をかける必要があるため他の Founders に知らせてください
  • イベント終了後は、施設内の清掃をお願いします。机や椅子を移動した場合は、元の状態に戻してください。掃除をしない場合は、ペナルティが発生します。
  • ゴミは適切なゴミ置き場に捨ててください。FoundXにゴミを残さないでください。
    • α ... 1F のゴミ捨て場に直接捨ててください。ただしゴミ捨て用のシールを貼る必要があります。
    • γ ... 共用部にあるシンクのそばに置いてください
  • ケータリングサービスをご利用いただけます。ただし、紙皿、箸、濡れタオルなどは対応できません。その他、清掃をお願いします。
  • アルコール禁止 🍺 などの FoundX のルールを守ってください。


背景

このポリシーは、以下の理由に基づいています。

1)規則
FoundX は東京大学の組織です。公立大学であるがゆえに、特定の企業の利益になるようなイベントは認められません。そのため、事前にイベントの種類を確認する必要があります。

2)オフィスデザイン
FoundX はイベントスペースとしてデザインをしているわけではなく、オフィスとして設計しています。
イベントを行う大企業の中にはオフィスとイベントスペースが一体化していると思われるかもしれませんが、オフィスとイベントスペースが分かれており、パブリックスペースには別のセキュリティゲートがあるなどの処置を講じています。FoundX で同様のことを行う場合、登録されていない人が入ってくると、他のチームにとってセキュリティ上のリスクがあります。

3)戦略
私たちの to-don'ts リストには「イベント」が含まれています。これはプログラムの持続性を考えてのことです。

4)他の場所
他の場所でイベントの開催を依頼することができます。